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Tout le monde le sait ! On n’organise pas un transfert de bureau à Paris comme un déménagement privé. Parce que pour déménager votre entreprise, vous ne pouvez prendre aucun risque, il vous convient de choisir une société expérimentée, efficace qui saura mener à bien cette opération. En fait, pour le bon déroulement de votre transfert de bureau à Paris, de nombreux paramètres sont à considérer, surtout de nombreuses tâches doivent être accomplies avant le jour du déménagement. Avec la bonne approche, une bonne organisation et une bonne planification, vous pourrez minimiser les répercussions sur votre entreprise et vos collaborateurs, et tirer profit de cette décision.
Pour réussir votre transfert de bureau à Paris, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette opération, ainsi que les astuces qui vous aideront à déménager votre local dans les meilleures conditions.
Communiquer sur le projet avec vos équipes
Avant de faire appel aux professionnels de déménagement, comme sur le site https://miotto-france.com, la première étape d’un projet de transfert de bureau à Paris est de communiquer sur votre déménagement. En effet, s’installer dans de nouveaux locaux génère de nombreuses interrogations pour votre équipe. Bien évidemment, le stress est tout à fait normal puisqu’il répond à un bouleversement potentiel des habitudes de vos salariés. Ainsi, pour accompagner vos collaborateurs tout au long de ce projet, il est primordial de planifier, avec les ressources humaines, une communication qualitative et régulière. Lors de ces réunions, les managers pourront répondre au quotidien aux questions de leurs équipes pour s’assurer que tous les salariés ont le même niveau d’information concernant le transfert de bureau à Paris.
Pensez également à un rétro planning énonçant les échéances pour l’archivage, les transferts informatiques, la préparation des cartons, etc.
S’occuper de l’administratif
Le transfert de bureau à Paris implique également la gestion de l’administratif. Pour cela, il faut gérer :
- Les délais de préavis
Si vous êtes locataire, il vous convient de vérifier vos contrats pour connaître les délais de préavis. Pour un bail commercial, le congé doit être adressé au propriétaire 6 mous avant le terme initial ou avant le terme d’une période triennale.
Dans le cas d’un bail professionnel, le locataire peut quitter les locaux quand il le souhaite, tout en respectant un préavis de 6 mois. Quant aux baux mixtes, le locataire a un délai de 3 mois.
- Les changements d’adresse
Vous devez prévenir vos partenaires et vos clients, les administrations ainsi que vos fournisseurs d’énergie ou d’accès Internet.
- Les documents de communication
N’oubliez pas de mettre à jour votre site web, vos signatures d’e-mail, vos cartes de visites et tous les documents de correspondance avec vos nouvelles adresses.
Créer un cahier de charges pour l’entreprise spécialisée dans le transfert de bureau à Paris
Une fois que vous avez trouvé vos locaux, il est désormais temps de lancer les demandes de devis auprès d’un déménageur. Pour ce faire, vous devez rédiger un cahier de charges détaillé qui présentera votre entreprise et son effectif, les caractéristiques de vos locaux actuels et vos futurs bureaux, les éventuelles contraintes liées à votre activité. Sans oublier de préciser le niveau de prestation que vous souhaitez : démontage, montage, meubles, nettoyage des locaux, etc.
Organiser le transfert informatique
Outre les meubles et les archives, le transfert de bureau à Paris implique également le déménagement du parc informatique qui nécessite une charge particulière. Cette tâche peut être prise par une entreprise de déménagement.
Remettre en état vos anciens locaux
Quel que soit le bail que vous avez signé, il est de votre devoir de restituer vos anciens locaux conformément à la condition décrite fans l’état des lieux d’entrée. En général, cela implique quelques travaux et un nettoyage approfondi.
